Förhandlingar kan se väldigt olika ut beroende på situation, relation och vilka intressen som står på spel. I vissa lägen krävs tydlighet och förmåga att stå fast vid sin position, medan andra förhandlingar fungerar bättre när fokus ligger på samarbete och gemensamma lösningar. Därför finns det ingen enskild förhandlingsstil som passar överallt. Den som kan läsa situationen och anpassa sitt sätt att agera får fler verktyg att använda när förutsättningarna förändras.

Förhandlingsstilen behöver passa situationen

Försäljningschefen beskriver förhandlingsstil som hur en person agerar, tänker och prioriterar i mötet med motparten. Det kan innebära allt från tydliga krav och positionsspel till lyhördhet, kompromisser och fokus på gemensamma intressen. Olika förhandlingar kräver olika angreppssätt, vilket gör förmågan att växla mellan flera stilar särskilt viktig.

Ibland används också begreppet förhandlingsskolor. Det handlar om olika modeller och synsätt på hur en förhandling bör genomföras. Skillnaderna kan bland annat ligga i vilket mål som prioriteras. En metod kan vara inriktad på att vinna en kortsiktig förhandling, medan en annan framför allt fokuserar på att bygga en relation som ska hålla under lång tid.

Valet av förhandlingsstil påverkas därför av vad som är viktigast i den aktuella situationen. Om förhandlingen gäller ett enskilt köp och parterna sannolikt inte kommer att ha någon fortsatt relation kan förutsättningarna vara helt annorlunda än vid ett flerårigt samarbete mellan två företag. På samma sätt spelar det roll om den ena parten har ett tydligt övertag eller om båda har ungefär lika starka positioner.

Att känna till flera förhandlingsstilar innebär inte att en person måste ändra hela sitt sätt att vara. Det handlar snarare om att förstå vilka beteenden som fungerar i olika lägen. En förhandlare som vanligtvis är samarbetsinriktad kan exempelvis behöva bli tydligare när motparten pressar hårt, medan en person som gärna driver sin egen linje kan behöva lyssna mer när en långsiktig relation står på spel.

Det viktiga är därför att inte välja stil av vana. Genom att först bedöma situationen blir det lättare att avgöra om förhandlingen kräver konkurrens, samarbete, kompromiss, anpassning eller kanske en tillfällig paus.

Konkurrens och samarbete fyller olika funktioner

Den konkurrerande förhandlingsstilen har ett tydligt fokus på det egna resultatet. Förhandlaren försöker uppnå så bra villkor som möjligt för sin egen sida och kan använda exempelvis tydliga krav, deadlines eller andra former av press. Stilen bygger ofta på att det finns ett övertag eller tydliga alternativ om motparten inte accepterar villkoren.

Ett exempel kan vara en stor inköpare som förhandlar med en mindre leverantör. Om inköparen vet att det finns flera alternativa leverantörer kan den positionen användas för att pressa priset. I en sådan situation ligger styrkan i att kunna visa att andra möjligheter faktiskt finns och att ett nej inte nödvändigtvis innebär att affären måste genomföras ändå.

Den konkurrerande stilen kan fungera när tiden är knapp, när alternativen är tydliga eller när förhandlingen är en engångshändelse där den långsiktiga relationen inte är särskilt viktig. Samtidigt innebär den ett tydligt fokus på den egna positionen, vilket gör att den inte alltid passar när parterna ska fortsätta arbeta tillsammans efter att avtalet är klart.

Den samarbetsinriktade förhandlingsstilen utgår istället från att båda parter kan vinna på att hitta en gemensam lösning. Här ligger fokus på frågor, lyssnande och att identifiera sådant som är viktigt för båda sidor. Förhandlingen behöver då inte enbart handla om att dela på ett begränsat värde, utan kan också handla om att skapa mer värde genom ett bättre upplägg.

I ett längre samarbete mellan ett konsultbolag och en kund kan exempelvis priset vara bara en av flera frågor. Parterna kan också diskutera mål, ansvar, ersättningsmodeller och hur samarbetet kan utvecklas över tid. Om båda har mycket att vinna på att relationen fungerar kan det vara mer relevant att hitta en lösning som fungerar långsiktigt än att pressa fram största möjliga fördel i varje enskild punkt.

Den samarbetsinriktade stilen passar därför särskilt när relationen är viktig och när förhandlingen omfattar mer än bara pris. Gemensamma projekt, partnerskap och längre avtal är exempel där det ofta finns fler frågor att arbeta med och där båda parters intressen kan behöva vägas in.

Kompromiss anpassning och undvikande kräver eftertanke

Den kompromissande förhandlingsstilen innebär att parterna försöker hitta en rimlig medelväg. Ingen får nödvändigtvis exakt det resultat som först efterfrågades, men båda ger efter på vissa punkter för att kunna komma vidare. Det kan vara ett effektivt sätt att avsluta en förhandling när tiden är begränsad eller när parterna har relativt jämnstarka positioner.

Om två företag exempelvis diskuterar längden på ett avtal och den ena parten vill ha tre år medan den andra endast vill binda sig under ett år kan en kompromiss vara ett tvåårigt avtal. Lösningen behöver inte vara optimal för någon av parterna, men den kan vara tillräckligt bra för att båda ska kunna acceptera den.

Den kompromissande stilen fungerar därför när det är viktigare att nå ett avslut än att vinna varje enskild fråga. Den kan också passa när relationen är god men ingen av parterna vill eller kan lägga mycket tid på långdragna diskussioner. Kompromissen blir då ett pragmatiskt sätt att föra processen framåt.

Den anpassande förhandlingsstilen går längre i riktning mot relationen. Här är förhandlaren beredd att släppa vissa egna positioner för att skydda eller stärka samarbetet. En leverantör kan exempelvis göra ett undantag från ordinarie betalningsvillkor för en långvarig kund som tillfälligt befinner sig i en besvärlig situation.

Det betyder inte att den anpassande parten saknar egna intressen. Poängen är snarare att relationens långsiktiga värde bedöms vara viktigare än den enskilda frågan. Stilen kan därför vara relevant när tillit ska byggas eller när en viktig samarbetspartner behöver viss flexibilitet. Samtidigt behöver det finnas tydliga gränser så att anpassningen inte blir ensidig.

Den undvikande förhandlingsstilen innebär istället att förhandlingen skjuts upp, minimeras eller kringgås. Det kan bero på osäkerhet eller konfliktovilja, men behöver inte alltid vara oöverlagt. I vissa situationer kan det vara rimligt att avvakta om tidpunkten är dålig eller om frågan har mycket liten betydelse i ett större sammanhang.

Problemet uppstår när undvikandet blir ett standardsätt att hantera svåra frågor. Att skjuta upp en diskussion om exempelvis villkor eller ersättning löser sällan frågan på lång sikt. En taktisk paus kan vara genomtänkt, men det är något annat än att undvika förhandlingen därför att den känns obekväm.

Förmågan att växla skapar större handlingsutrymme

Ingen av de olika förhandlingsstilarna är utformad för att fungera i varje situation. Det centrala är därför inte att hitta en enda stil och använda den konsekvent, utan att bli bättre på att bedöma vad den aktuella förhandlingen kräver.

En person kan exempelvis behöva vara konkurrerande i en fråga men samarbetsinriktad i nästa. Pris kan kräva tydliga gränser, medan genomförandet av ett framtida projekt kan kräva ett betydligt öppnare samtal. På samma sätt kan en anpassning i en mindre viktig fråga göra det lättare att stå fast i en annan fråga som har större betydelse.

Förmågan att växla innebär också att kunna läsa motpartens beteende. Om den andra sidan driver hårda krav kan en alltför anpassande stil skapa en obalans. Om motparten däremot tydligt försöker skapa en långsiktig lösning kan ett ensidigt fokus på att vinna varje punkt göra det svårare att bygga en fungerande relation.

Den som vill utveckla sin förhandlingsförmåga behöver därför fundera över vilken stil som används mest naturligt. En person som alltid söker kompromisser kan behöva träna på att stå fast längre vid sin position. En konkurrensinriktad förhandlare kan istället behöva bli bättre på att ställa frågor och identifiera gemensamma intressen.

Målet är inte att byta personlighet utan att bredda sitt handlingsutrymme. Ju fler förhandlingsstilar som behärskas, desto fler möjligheter finns att agera på ett sätt som passar den aktuella situationen. Det skapar bättre förutsättningar att både skydda egna intressen och bygga fungerande relationer där det är viktigt.

En väl anpassad förhandlingsstil börjar därför med att förstå sammanhanget. Maktbalans, tid, alternativ, relation och betydelsen av den aktuella frågan påverkar vilket agerande som är mest relevant. När dessa faktorer vägs samman blir det lättare att avgöra när tydlighet behövs, när ett samarbete bör prioriteras och när en kompromiss eller anpassning kan vara en bättre väg framåt.